Harcama Yönetimi


Harcama Yönetimi

Stratejik Yönetim ve Araştırmalar Derneği >>> Uzmanlıklarımız

Harcamak insanın doğasında var. Öyleki hiçbir şey yapmadan dursak dahi zamanımızı boşa harcıyor oluruz.

Ne kadar harcama yapacağımız, ne kadar gelirimiz olduğundan daha önemlidir. Bazıları harcamak için kazanır, bazıları kazanmak için.

Devlet Bütçesi yapılırken, önce (A) cetveli ile tahmini gider belirlendikten sonra, (B) cetveli ile tahmini gelir ortaya konulur. Önce olmazsa olmaz giderlerin toplam tutarı belirlenmeye çalışılır ki gelirlerin toplam tutarı, maalesef borçlanma dâhil olmak üzere, harcama yapılacak tutara göre tespit edilebilsin.

Her ne kadar atalarımız “Ayağını yorganına göre uzat.” demişlerse de, Devlet olmanın gerekliliği, önce ayakları olması gerektiği kadar uzattıktan sonra, gerekirse yorganın büyütülmesini zorunlu kılmaktadır.

Hayatımızda, bazen bizim sorduğumuz, bazen de bize sorulan en kritik sorulardan biri, “Ne gerek vardı buna?” sorusudur. Satın alınan, uğrunda para harcanan şey, bir ihtiyaç mıdır? Örneğin eşlerden biri için olmazsa olmaz bir ihtiyaç, diğeri için ne gereksiz bir harcamadır. Aynı durum Devletin yaptığı harcamaları muhalefetin veya vatandaşın değerlendirmesinde ve şirket ortakları arasında da yaşanmaktadır. Sonraki sorumuz ise, “Buna bu kadar para verilir mi?” olur. Daha uygun fiyata, daha iyisinin alınabileceğini iddia edenleri bazen ikna etmeye çalışırız, bazen onlara hak veririz. Bir satın almanın nasıl yapılması gerektiğine ilişkin, herkesin kabul edeceği ilkeler var mıdır?

Her harcama bir tercihi yansıtmaktadır. Kaynaklar sınırlı, ihtiyaçlar sınırsızdır. Yapılan her harcama, başka bir harcamadan, bazen tamamen, bazen belirli bir süre vazgeçmek anlamına gelmektedir.

Harcama Yönetiminin en önemli adımı, ihtiyaçları tespit etmektir. İkinci adım ise, hangi ihtiyacın daha öncelikli olduğu gerektiğine karar vermektir. Böylece neyi ne zaman satın alacağımızı belirlendikten sonra, nasıl satın alacağımızı, satın alma sürecini nasıl yöneteceğimizi tespit etmeliyiz. Devlet, mal, hizmet ve yapım işleri ihtiyacının karşılanmasında, satın alma sürecini kamu ihale mevzuatında düzenlemiştir.

İşimiz satın aldıktan sonra da bitmez. Örneğin, bir harcama sonucunda edinilen taşınırların yönetilmesi gerekir. Personelin yemek ve yol gibi günlük, maaş gibi aylık, harcırah, ikramiye ve mesai gibi dönemsel ihtiyaçlarının, harcama yapılarak karşılanması, kaydedilmesi, raporlanması, hesabının verilmesi gerekmektedir.

Özetle, sahip olduğumuz geliri, ihtiyaçlarımızı zamanında ve tam olarak karşılamak üzere harcamak, büyük bir hüner sahibi olmayı gerektirmektedir. Harcama Yönetimi, cebindeki harçlıkla kantin önünde sıra bekleyen öğrenciden, ay sonuna kadar beklenmedik bir masraf çıkmamasını temenni eden memurdan, bilançosunun önünde gülümseyerek poz vermek isteyen patrondan, bütçe uygulama sonuçlarını kamuoyuna açıklayan Hazine ve Maliye Bakanından, meydanlarda oy isteyen siyasi parti liderine kadar, herkesin üzerinde durduğu hassas bir konudur. SYADER, etkili, ekonomik ve verimli bir harcama yönetiminin inşa edilmesi için çalışır.

SYADER, Taşınır Mal Yönetimi konusunda rehberlik yapar.

İhtiyaçlarımızı karşılamak üzere mal ve hizmet satın alırız. Taşınır Malların Yönetimi konusunda, taşınırların edinilmesi, kayıtlara alınması, muhafazası ve kayıtlardan çıkarılması, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülüyor mu? Bu konuda yapılacak bir denetime hazırlıklı mıyız? Biri gelip bizi hesaba çekmeden önce, kendimizi nasıl hesaba çekmeliyiz?

Taşınırlar, kaynak kullanılarak edinilir. Kayıtlara giren taşınırların da artık kaynak olarak nitelendirilmesi gerekir. Bu yüzden, edinirken azami özen gösterdiğimiz taşınırlara, edindikten sonra muhafazası ve kullanımı sırasında da özen göstermeliyiz. Ne kadar hassas bir görev yapıyor olursa olsun, eğer bir bilgisayarı, masası ve sandalyesi yoksa çalışanlarınızdan ne bekleyebilirsiniz… Fotokopi makinasında toner bitmiş ve yedeği yoksa hangi raporu zamanında masanızda görebilirsiniz…

Taşınır Kayıt Yetkilileri, sahnenin perde arkasında, oyunun çok önemli bir parçasıdır. Onlar olmadığında veya onların bilgi ve uygulama düzeyi yeterli olmadığında, hiçbir seyirci oyunun sonunu göremez. Eğer zamanında edinilmemişse ve uygun koşullarda saklanmamışsa, “Olmak ya da olmamak, işte bütün mesele bu!” diye haykırdığınız zaman, bir kafatası yerine, boş avucunuza bakmak zorunda kalırsınız.

Sürekli güncellenen mevzuata ve bilgisayar programlarına uyum sağlamanın, her an gerçekleşebilecek bir denetime hazırlanmanın en doğru yolu eğitimdir.

SYADER, personelin mali haklarının yönetimi konusunda rehberlik yapar.

Hangi sayıda, hangi nitelikte, hangi statüde, hangi bölümde personel istihdam edilmesi gerektiği sorularının cevabı bulunduktan sonra, sıra personelin maaşlarının, sigorta primlerinin, sosyal yardımlarının, vergilerinin nasıl, ne zaman ve kim tarafından hesaplanması gerektiği sorusunun cevabını bulmaya gelir. 

Maaş hesabı birçok değişken verinin bir araya getirilmesiyle yapılan, çok fazla çeşidi olan bir hesaptır. Maaş hesabı, bilgisayar programları üzerinden yapılmasına rağmen, eninde sonunda programı kullanan, maaş hesabına ilişkin veri girişlerini yapan ve kaydeden insandır. Bu değerli insanın adı Mutemet’tir. Türk Dil Kurumu’nun tanımıyla, Mutemet; kendisine inanılıp güvenilen kimsedir. Çünkü bilgisayar programlarının doğru yazıldığına inanıp güvendiğimiz kadar, Mutemedimizin bilgi düzeyi ve uygulama yeteneğine de güvenmeliyiz.

Maaş hesabı rutin olarak her ay tekrar eden bir hesap olduğundan dolayı, yapılan bir küçük yanlış, çığa dönüşen bir kar tanesi olmaktadır. Bu nedenle, sürekli güncellenen mevzuat ve bilgisayar programı ile birlikte personelin sürekli değişen ödemeye esas durumlarına mutemetlerin uyum sağlaması çok önemlidir. İyi bir eğitim, cevaplaması uzun zaman alacak denetim raporlarının önüne geçilmesini sağlayacaktır. 

SYADER, fazla ve yersiz yapılan ödemelerin tahsilat sürecine ilişkin rehberlik yapar.

Çalışan insan hata yapar. Eğer yapılan hata kasıt, kusur ve ihmal içeriyorsa ortada bir kamu zararı vardır. Kamu zararı mı, kamu alacağı mı? Bir harcamanın fazla veya yersiz olarak yapıldığı tespit edildiğinde, hangi yolu izlemeliyiz? 

Harcama Yönetimi, harcama öncesi mali kontrolü kapsadığı gibi, harcama sonrasında yapılan kontrolleri de kapsar. Bir başkası gelip de farkında olmadan yapmaya devam ettiğimiz hatayı yüzümüze vurmadan önce, kendi ellerimizle kendimizi hesaba çekmeliyiz. Kamu zararı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun 71'inci maddesinde, “kamu görevlilerinin kasıt, kusur veya ihmallerinden kaynaklanan mevzuata aykırı karar, işlem veya eylemleri sonucunda kamu kaynağında artışa engel veya eksilmeye neden olunması” şeklinde tanımlanmıştır. Sayıştay ve Danıştay kararlarıyla, kamu zararı ve kamu alacağı deyimlerine bakış açımız her an değişebilmektedir.

Fazla ve yersiz yapılan ödemelerin geri alınması sürecinde birçok birim bulunmaktadır. Mevzuat ile belirlenen süreler içinde iyi yönetilemeyen tahsilat süreci, haklıyken haksız duruma düşmemize sebep olacaktır.

Hatalarımızı kendi ellerimizle düzeltmek, sıfır hata idealine ulaşmak, iyi bir eğitim ile mümkündür.

SYADER, geçmişin doğru rakamlarının, geleceğin doğru kararlarına ışık olması için rehberlik yapar.

Rakamlar, şayet doğru başlık altında yer almışlarsa yalan söylemezler. Yeni bütçe hazırlığının da, harcama yönetiminin de, eski bütçenin hesabının verilmesinin de dayanağı, doğruları söyleyen muhasebe sistemidir. Muhataplarımızı doğruyu söyleyerek ikna edebilmek için, genel kabul gören doğru ile yanlış sonuçları ayırt etmeyi gerektirir.  

Mali boyutu olmayan hiçbir iş, hiçbir eylem yoktur. Mali hizmetler denilince aklımıza parasal karşılığı olan satın almalar gelse de, personel istihdam edilmesine karar vermek üzere yapılan toplantıdan, sınav ilanına, soru hazırlanmasına, cevap kâğıtlarının okunmasına kadar, bir üst kata asansörle çıkmaktan, bütçeden hiç para harcamadan köprü yapılmasına kadar, her işin az ya da çok bir parasal karşılığı, bir rakamsal ifadesi vardır.

Muhasebe sistemi, rakamların genel kabul görmüş ifadelerini yansıtır. Doğru tutulan muhasebe, yapılan işin doğruluğunu ortaya koyar ve yapılacak doğru işlerin planlanmasını sağlar.

Hangi işin, ne zaman, hangi rakamlarla, nasıl kaydedileceği, hangi makama hangi başlıklardan oluşan raporlarla sunulacağı bilgisi, eğitim ve tecrübe ile edinilir.

SYADER, iyi bir harcama yönetiminin, bilgi ve tecrübe ile inşa edileceğine inanır.